Министерството на образованието и науката на Руската федерация
Чрез систематизиране разбира задействане система, т.е. за определен ред в режима.
Ето защо организиране на документите, а оттам и на информацията, съдържащи се в него - един от най-важните задачи в управлението на документи.
Организация на систематизиране и съхраняване на документи, е важна част от работата на документи.
Систематизиране на документи следва да осигури бърз и точен достъп до необходимите документи, както и да ги предпази от неоторизирано изтичане на информация.
Целта е да се направи преглед на съществуващите правила в отношенията систематизиране и съхранение на документи.
Целите на операцията е в съответствие внимание на въпроси като:
-процедурата за оформяне на документите на случаи,
-по реда на регистрация на случаи за архивно съхранение.
Систематизация на документи. номенклатура въпроси
Систематизира - средство за разпространение на части от обект (указанието) на въз основа на родство, сходство, т.е., ги класифицират и символизират ...
В документите простите класификация практика е те да се групират по определен предмет комплекси, така наречените "бизнес".
Систематизация и система за съхранение трябва да осигури бърз и точен достъп до необходимите документи.
Номинална функция - групиране на документи в един случай на един вид. Един пример за това е организационна и административна документация (заповеди, доклади, отчети, и така нататък. Г.).
Предмет знак на въпрос - е набор от информация документ и неговото сдружение на въведения гледката. Например: папки, файлове с документи за изграждането на индустриален обект.
Кореспондент знак преобладава във формирането на кореспонденцията с конкретната юридическо лице или физическо лице (например с регионалната комисия за управление на имот).
Географско указание е подходящо за групиране на документи на няколко кореспонденти на територията на региона (например кореспонденция с фирмите-потребители на продукти от региона Волгоград).
Експерт функция дава възможност за време за съхранение на документи природата (продължителност - над 10 години, както и временно съхранение - 10 години).
На практика, информация и подкрепа документация специална класификация директория, фиксиране заглавия въпроси и определяне на реда за оформяне на документите по делото, е номенклатурата на случаи, определени като "систематичен списък на наименованията на случаи, интраваскуларна в организацията, което показва, срока на годност на тях украсена по предписания начин" (ГОСТ 16487-83).
Систематизиране на информация включват:
- техники за търсене и съхранение на информация;
- класификация и индексиране на информация;
- начини за достъп до информация;
- начини за представяне на информация;
- обработка на търсене на исканията за информация.
Информацията може да бъде организиран по един от следните два основни начина:
- Информация под формата на свободен текст.
Чрез структуриране е последователност от систематизиране на информация.
За тази цел стандартни формати.
Формат - празен формуляр, в който е записана информация.
Стандартният формат се състои от секции на информация, наречени полета.
Резултатът е рекорден попълнено формат.