Как да напиша добро ръководство - studopediya

Инструкции - е правен акт, издаден или разрешен за установяване на разпоредбите във връзка с организационни, научни, технически, технологични, финансови и други специфични аспекти на дейността на институции, организации, предприятия (или техни отдели и услуги), длъжностни лица и граждани. Основната цел на инструктивни материали е да се обучават на поредица от действия или помощ като отправна точка за обучение.

Инструкциите са издадени, за да обясни и определя реда за прилагане на законодателството и нормативни документи (например, поръчки). Постоянно издава инструкции за попълване и поддържане на счетоводни данни.

На всяка агенция служител (организация) изготви длъжностна характеристика. Длъжностна има стандартизирана форма и еднаква за всички позиции структура на текста: общи разпоредби, функции, задължения, права, отговорности, взаимоотношения работа.

Регулаторните записи могат да бъдат предоставени и описание на операционната система на компютъра, инструкции за изпълнение на работата или специална задача или софтуера ориентиране.

Какви са основните принципи на документация насоки?

Първият принцип: да се избегне несигурността. Колкото по-конкретни указания, толкова по-добре. По-добре е да се каже "завийте наляво по големия дъб, където има къща със зелен покрив плочки с думите" продажбата "," отколкото да се каже. "Свиване на едно голямо дърво" Описвайки ясно присъствие и да се избегне думи с няколко смисъл или безсмислена. Точност - важен аспект на яснота.

Вторият принцип е: да е ясно. Инструкции трябва да бъдат подготвени за определени получатели. Като се насочват към вашето съобщение до желаната аудитория. Ако сте се подготви документацията за компютърната система, трябва да се вземе предвид нивото на знания за системата на вашата аудитория. Използването на жаргон и акроними могат да бъдат приемливи в някои учебни и неприемливо в други. Освен това, инструкциите могат да се правят по-разбираеми чрез използване на кратки изречения, често срещани думи и добра китка.

Третият принцип е да се предостави пълна информация. Инструкциите могат да бъдат ясни и разбираеми, но все пак не успеят, ако те са непълни. Ако сте пропуснали някоя важна стъпка в която описва техника, тя може да доведе до невъзможност за изпълнение на работата. В допълнение към дефинициите на всички основни елементи на вашите действия или разпоредби предвиждат възможността за възникване на различни проблеми или въпроси. Като средство за проверка на вашите твърдения за пълнота си зададете въпроса: Кой? Какво? Кога? Къде? Как? Защо?

Четвъртият принцип: да бъде в съответствие. Издадени инструкции ще бъдат по-лесни за изпълнение, ако те са последователно и координирано. Разграничаване между структурни нива в рамките на своя инструкциите и ги прави очевидно на получателя. Така например, в писмените инструкции третира всяка една и съща основна стъпка, всяка стъпка на следващото ниво и адаптиран и т.н. Всяка важна стъпка е за предпочитане да се започне на нова страница, използвайте същия шрифт и формат и започна с кратко резюме.

Петият принцип: да бъде ефективна. Ефективност означава, свеждане до минимум на текста на изявлението, при условията на предходните четири принципи. Ефективност за постигане не е лесно, защото на ясни и недвусмислени, ясни, последователни инструкции вероятно ще бъде дълга. Въпреки това, трябва да се търсят начини за свеждане до минимум вашите инструкции. Например, за да започне всеки от седемте дейности с фразата "Следващата стъпка е да се изпълни задача. "Неефективна. Вместо това, използвайте такава фраза веднъж, а след това, след като на дебелото черво, се изброят всичките седем действия.

Откъде да започнем обучение ръководство?

Когато създавате инструктивни материали, различни от прилагането на основните принципи трябва да се помисли как тази информация може да се използва от вашата аудитория. Пилотът се отнася до списъка на необходимите действия и условия всеки път преди излитане. Специалист работа с компютъра, се отнесете към инструкциите, за да си спомня клавишни комбинации за често използваните команди. Новият служителят следва инструкциите, изготвен от предшественика си, за да се справи с предизвикателството. Претендент за всякакви офис длъжностни изследвания, за да се оцени тяхното ниво на интерес към тази позиция.

Всеки един от тези документи има ясна цел и функции, свързани с предназначението му. При подготовката на инструкциите ще ви помогне следния списък с въпроси, които трябва да се намерят отговорите, преди да започнете да пишете на документацията:

• Какво е документацията?
• Аз правя записи за конкретен потребител или група от потребители?
• Потребителят ще получите достъп до документацията, повече от веднъж?
• Колко дълго ще използва тази версия на документацията? (Какъв е срокът на живота си?)
• Независимо дали е необходим речник?
• Трябва ли да се провери документацията за възприемането на необучен потребител?
• Дали стил на писане, подходящи за най-ниското ниво на потенциалните потребители?
• Дали да се включват индекс?
• Какво визуален армировка, нагледни материали биха могли да бъдат полезни?

5.2 Как да издаде официален вътрешните инструкции?

Издадени инструкции за общия вид. Тя е одобрена от специален административен акт или директно на главата, както се потвърждава от одобрението на формата на шията. одобрение Гриф има две възможности за регистрация:

На марка на обучение може да се направи, че е добавка към административни документи. При одобряване на инструкциите административен документ (например ред) го определя за период от инструкции за приложение, са изброени необходимите мерки, идентифициране на отговорните изпълнители.