Работа с входящи документи в дружеството - studopediya
Входящите документи - документи, които идват от страни извън компанията чрез различни комуникационни канали.
Получаване и обработка на входящи (входящи) документи е административен сътрудник или служител на услуги за управление на документацията. Входящите документи могат да бъдат доставени по пощата, по куриер, да действа като факс или електронна поща.
Получени документи са следните стъпки:
- предварителна обработка (разопаковане, счетоводство, сортиране на записани и незаписани);
- преглед на управлението на документи, извършване на резолюции;
- изпълнение и контрол на изпълнението
- рецепция изпълнение на документи и да го извадите от контрол;
- щампова върху изпълнението на документа;
- подаване на документи по делото, проследяване с него, сегашната и архивно съхранение, унищожаване и обезвреждане.
Всички входящи LLC кореспонденция "Kravt" е получена от главния секретар на предучилищна услуги.
Пликове (пакети) като цяло са разрушени, с изключение на следните случаи:
- ако датата на пощенското клеймо се изисква като доказателство за датата на изпращане или получаване на документа;
- ако датата на документа, се различава значително от датата на получаването му;
- В тези случаи на плика (пакет) е прикрепен към документа и след изпълнението на документ, подаден с него в случая.
Всички документи в долния десен ъгъл на първия лист се поставя регистрационен печат. Ако кореспонденцията не се отваря, печатът е поставен на пликовете (пакети). Марката на регистрация посочва име подразделение, регистрирани документи, дата на получаване и, ако е необходимо, броят на листове от основния документ и приложенията към него.
Документите трябва да се съхраняват в служба на Dow, се маркират или щамповани "връщане към обслужване на предучилищна възраст."
Недеклариран документи се изпращат до местоназначението в структурните звена. Списък на документите, регистрация е uninsurable в служба на организациите на предучилищна. (Вж. Приложение 1)
Регистрация на входящите документи се извършва предучилищно услуга. [10, С 6]
регистрационния номер на входящо документ е серийният му номер в дневника за регистрация, нараства в рамките на една година, допълнени от Службата на индекса според номенклатурата на нещата и показателния случай в рамките на номенклатурата, която ще се подава този документ. Регистрационен номер се прехвърля на печата за регистрация. [17, С 105]
Например, регистрационния номер на входящо документа ООД "Kravt" ще бъде като следва: 06-02 / 135, където 06 - Dow сервиз, 02 - показателния случай "Входящи съобщения", 135 - брой на лог-ин.
След регистрация и копие от входящ документ задължително се съхранява в служба на предучилищното и подават в съответния случай.
Спешни документи се наричат получили. Документи за спешно естество са документи, които имат положително въздействие върху настоящи или бъдещи дейности на организациите, които налагат незабавно внимание в момента.
Документи за цел да разгледа директорът, заместник-директорите и началниците на отдели сервират POC услуга секретар всеки ден от 14:00 до 15:00 часа.
Лидерите обмислят документи в деня на пристигането им.
Резултатите от разглеждане на документи, записани под формата на резолюция, която трябва да съдържа ясно и изчерпателно посочване на процедурата и характера на изпълнението на документите и изпълнители.
Съставът от следните елементи трябва да бъдат включени за разрешаване: инициали и художник (изпълнител), името, тази работа, времето за изпълнението му (ако е необходимо), подпис и дата.
Фамилия изпълнителен секретар DOW услуга се прехвърля в регистъра на входящи документи.
Допълнителна услуга POC секретар изпрати документа на съответното структурно подразделение, а ако има няколко изпълнители - извършителите, каза първата резолюция.
Ако е необходимо, спешно изпълнение или позоваване на номера на документа на структурни звена и служители в услуга на предучилищна възраст и е насочено към изпълнението на необходимия брой копия (брой играчи).
Отговорен изпълнител трябва да бъде запознат на първо място. Той трябва да определи по-нататък процедура и срокове за изпълнение на документа.
Документът за движение по време на неговото изпълнение (за справка) се записва в регистъра на входящи документи. Документ, насочени към изпълнение на структурно звено, може да бъде прехвърлено на друг структурен подразделение само с разрешение на ръководителя, който е написал резолюцията, с задължителна услуга уведомление DOW на документа за движение.