организиране на документи

Във всеки организация в хода на бизнес неминуемо ще се натрупа огромно количество документация, персонал, финансови, търговски, технически и др В резултат на това, ако е необходимо, да се намери по целия този масив, на конкретен документ може да бъде много трудно. Служителите трябва да прекарат търсене на документи не е систематизирана много време, вместо да се налага да го използвате по-ефективно.

Редовно организиране на документи

За да се избегне такова объркване в документацията и всички нежелани последици, свързани с нея, вие трябва редовно да организира документи. Това ще ускорят и сортиране по вид и дата на цялата налична документация ще предотврати загубата на документи, от време на време правят по-лесно да се намери правилният хартията.

Каква е процедурата за организиране на документи?

Процедура за систематизация - не е просто "преместване" на купища документи. Систематизиране на документи - сложен процес, педантичен, което също е подчинена на строгите правила, така че системното организиране на документи може да се възлагат само на квалифициран персонал.

Класификация на цялата документация

На първо място, процедурата за организиране на документи предлага класификация на цялата документация по различни критерии: по дъската, вида, интервали от време и т.н. в зависимост от това как ще бъде по-удобно за този конкретен субект (или отделни нейни услуги), като се вземат предвид вида на дейност. На следващо място, нещо като документите са представени в отделни папки, всеки назначен конкретно име и залепен етикет с кратка информация за съдържанието на папката.

Методи за организиране на документи

Това е схемата за класификация на място и документ е в основата на архива, в който след това съставила опис и каталози. Традиционно, документите са разпределени по въпроси, които са систематизирани по азбучен или тематичен индекс. Най-голямо внимание на избора на метод изисква организиране на документи по делото.

Основни характеристики на организиране на документи.

Доклади, актове, заповеди и други документи, разпределени в случая въз основа на следните симптоми:

Други методи за систематизиране

Ако е необходимо, можете да разработват и прилагат други методи за организиране на документи.

Основните принципи на метода на избор

Основният принцип, на който е необходимо да се ръководи при избора на метод за организация на документи е удобство и лекота на работа с документи. Независимо от обема си, броят на документи и файлове, много ясно схема трябва да бъде във файла основа.

Систематизиране на дългосрочното съхранение на документи

Систематизиране на документи за дългосрочно или постоянно съхранение, включва следните свойства:

• Съвместимост с други системи за класификация на документи, което означава, че няма противоречие с основната референтна архив устройството.
• Активно използване на метаданни, съхранявани в различни части на архива информационна система, т.е. систематизирането на външни данни за документа и медиите.
• Интегритет на информацията за обекта, е възможно да се изгради самостоятелно резюме от него.

В последните етапи на систематизиране

След класирането на документи е приключило, услугите на организиране на документи все още не счита за напълно извършени. Също така трябва да се състави списък с имената на всички документи, (диапазон), които ще бъдат един вид наръчник за архива. След което последва последния етап - индексирането на документи.

Предоставяне на услуги за организиране на документи

Нашата компания предоставя услуги за организиране на документи, което е необходимо в организацията на всеки файл, включително и на електронен носител. Систематизация на документи от нашите специалисти е ключов фактор за вашия успех!