Възстановяване на реда в архива

Невероятни архиви в търговски структури. Стаята, потиснати кутии и рафтове. На някои места, като единични маяци са разделители .... Неподписани случаи и кутии. За да се намери нещо, което трябва да се работи като товарач, движещи се кутии от една купчина в друга, при проверка на съдържанието им. Някой някога е знаел и където има (или би трябвало да се основава), но хората са излизали и с тях са си отишли, и това знание.

И точно в този момент "отгоре" команда надолу - да се почисти архива. Неподготвен човек средна търговска архив може да се потопите в лек шок: какво липсва?

Нека започнем с систематизирането

Първо трябва да разберете дали позицията на фирмата си в архива и експертна комисия. Ако не, стандартни образци могат да бъдат намерени в интернет. Стига да не знаят спецификата на архива на организацията, да промени тези разпоредби няма да работят. Следователно, за да започнем с това те могат да бъдат взети в типична форма.

Под "премахване на отломките," Бъди готов!

• Преди да започнете "анализ на отломките", ви молим да се разпределят престилка, или до края на деня, в който няма да се научат. Халат-добре да изберете тъмен цвят.
• Ако архивът е в много лошо състояние, може да се нуждаят от респиратор и ръкавици.
• Хартиени много сухи ръце, така че трябва да се грижат за добра крем за ръце.

Сега можете да започнете да се систематизират. Ако има опис - това е добре. Но често, те не са актуални. В интервала между напускането на предишния шеф на архивите и предприемането на нова работа работи за известно време, когато движението на делата на случаен принцип се случи, и новодошлите не се броят. Инвентаризация трябва да бъдат преразгледани и се сравнява с наличните документи в архива. Ако поне част от мача, ще опрости работата си, и той ще много. Но, както показва практиката, по-специално не може да разчита на такъв късмет. Най-често се оказва, че цялата информация за архива не е формализирано на хартия.

Всички рафтовете и тръбите са възложени поредни номера, т.е. без да се отчита спецификата на документите, съхранявани там. Кутии са номерирани отделно, рафта - отделно. Направете го по-лесно с помощта на лепило парчета хартия, на която са написани цифри. Дори ако номерацията вече съществува, най-добре е да се въведе себе си, особено ако старите Стаите са с индекси.

Нека разгледаме срок на годност, и да направи опис на делата

След това дойде времето на най-трудната работа - изготвяне на опис на съхраняваните случаи. На първо място, подготовка на груб описа, който ще служи като информационна база за организиране на архива, а след това се трансформира в електронна препратка устройство във файл.

Инвентаризация работи по-добре да се подготвят с помощта на програмата MS Excel, чрез свързване на функцията филтър - това ще улесни изготвянето на примерни документи за подразделения.

Срок на годност се определя от документите, посочени в списъка на документите. Ако имате главна организация, част от списъка, като посочва срок на годност от него, и да се определи дата, е необходимо да се говори с ръководството на архива на организацията. Може би, ако са установили условията на съхранение случаи превишават тези, определени в стандартните спецификации.

Ако някой наистина има документи за временно или продължително съхранение, срока на съхранение на случая се определя от максималната стойност. Когато такъв подход не е оправдано, случаят е предмет на разпусне и е разделен на две или повече дела, а след това да се номера на делото, възложени от индекса на фракция и една маса, за да се добавят допълнителни редове. Дело е образувал от разпуснат по делото, да сме в крак кутия или на рафт.

Ако компанията не разполага с оригиналния документ, а само копие от него, а след това се определя срок на годност на оригинала. Обикновено това се отнася до документите на правни и финансови отдели. Ето защо, след като архивът ще бъдат описани, е необходимо за проверка на документите по този въпрос на отношенията с оригиналните копия. За лекота на използване, дори и ако можете да настроите датата на производство, инвентар се поставя в оригиналната година на освобождаване. Копия, оригиналът на която не е била открита, назначения срок на годност на оригинала.

Всички ненужни - да унищожи

След това трябва да се реши въпросът за отмяната на документи, които са изтекли съхранение. Първоначално, той трябва да бъде одобрен от ръководството на компанията. Ако ръководството на компанията е на мнение, че не се нарушава нужда от нещо, можете да пропуснете тази стъпка. Ако въпросът за отписване на документи решени положително от страна на ръководството, ще работи с началниците на отдели. Като правило, началниците на отдели не искат да правят отписване, защото това е повече работа, но също така и от страх, че нещо може да се наложи в бъдеще.

За анулиране на документите, необходими за формиране на експертна комисия, състояща се от най-малко трима души. Въпросът за отмяна на документите, разгледани на заседанието на експертната комисия. Резултатите от Комисията съставя протокол.

Не забравяйте, че крайният срок за подаване - това не е време, след което делото трябва да бъде унищожен, и срокът, след който може да започнете да се помисли за унищожаване на документи.

Решението за отписване на документи може да бъде прието само главен изпълнителен директор. Това е документирано в разпределението за унищожаване на документи, които не трябва да се съхраняват.

След унищожаването на документите, не забравяйте да направите бележка за дистанционно въпроси в инвентара или просто да ги прехвърлите в друг списък.

Сега, когато архивът е по-свободна, можете да сложите всичко по темата и в хронологичен ред, като не забравяме да прави промени в инвентара и на кутията.

Случаи постоянно и дългосрочно съхранение се съхраняват отделно. Ако фирмата ви изпраща документите да изнесат, това е най-изгодно да се премине тези неща, защото те рядко трябва да се работи, и компанията може да се запишете на документи за превоз.

След това трябва да се организира вписвания в списъка в съответствие с реда на съхранение на документите в архива. Можете да прехвърли делото за всеки отдел или, които се съхраняват на различни места, на отделни листове, и можете да продължите да работите в една и съща маса. Ако вашата фирма има вътрешна система за управление на документи електронни, можете да започнете да въвеждате информация в него. В същото етап на индексацията на случаите, в съответствие с темата и съхранение пространство. Поток номера на бизнеса се заменя с нова индексация. Сега, този списък ще стане електронна база данни, информация, която улеснява обработка на документи в архива.

Ако е необходимо, архивът определени знаци с имената на отдели или години.

Остава да съставят документите

Ръководство Архив трябва да поддържа следните записи:

• получаване и обезвреждане на документи Леджър;
• инвентаризация въпроси (отделен постоянни, временни време на съхранение и персонал);
• материални запаси и др регистрирайте.

Работа с архивните документи

• И така, как са нещата в архивите на организацията трябва да бъдат държани в зашити и сглобени в свързващи вещества и папки, за да даде всичко цяло, както се практикува в държавните архиви, ние не трябва. Служител е по-удобно да издава отделен документ и на негово място сложи лист-заместител или да издаде копие от искания документ.
• Необходимо е да се води регистър на издадените документи. Това трябва да бъде направено по такъв начин, че работникът или служителят може да станем свидетели на подписването му отстраняването на документа от делото.
• Е, ако можем да се уговорим място за работа с архивни документи в областта на архив и да не се правят от документите на стаята.

Y. Yeremeev главата. канцлерство
член на клуба професионални секретари