Входящите и изходящите вътрешни документи
- Входящи. Този документ, който дойде в компанията от външни партньори. Повечето входящи документи трябва да генерират подходящи изходящи, и на предварително определени интервали. Време определя или регулиране предписва конкретен време за реакция, съответстваща на входящо период документ или изпълнение определен директно във входящия документ.
- Изх. Повечето изходящи документи са организация в отговор на съответните входящи документи. Някои от изходящи документи, изготвени въз основа на вътрешни документи на компанията. Малък брой изходящи документи може да изисква получаването на входящи документи (като например искания към трети страни, организации като: "Моля, дайте удостоверение за до ..").
- Вътрешен. Тези документи се използват за организиране на предприятие. Чрез офиса не са всички вътрешни документи и кореспонденция на само най-големият от структурните подразделения на предприятието (особено ако те са географски разделени) и разпорежданията на ръководството на компанията. Просто проверете офиса на вътрешни документи, които генерират изходящи. По-специално, в съответствие с общите правила на производство е единственият начин за изпращане на писмо заявка или материали за външната организация е да се изпрати документ за вътрешно ползване в офиса, където той се превръща в един изходящ и се изпраща на организацията.
Документи на всеки един от тези видове могат да бъдат доста разнообразни. Тя може да бъде писма, заповеди, инструкции и циркулярни писма и т.н. Обикновено, вида на документа в компанията разбира тези звена, както и още по-detalizovannye (например, ако писмото е посветена на това, което - жалби, предложения, коментари и т.н.). От гледна точка на офиса на това разделение е доста безинтересна, дори и във вътрешната цялостна система за водене на отчетност, че е абсолютно необходимо. От тук нататък ще се считат само типове офис документи - входящи, вътрешни и изходящи.
На първо място, всички документи, преминаващи през общ отдел е уникален сериен номер (евентуално техните алгоритми за изграждане на стаи за всеки един от видовете документи). Нещо повече, всяка книга, която няма регистрационен номер - това е просто хартия, а не на документа. В документа се прави е наличието в него на регистрационен номер.
Регистър на документи - важна част от организацията на работа с документи. Основната цел на регистрация - документът дава правна сила. Освен това, регистрацията дава възможност на счетоводството, контрола и възможността за търсене на документи, използвани в управлението на институцията. При спазване на правилата за регистрация на чиновническа служба бързо прави запитвания за местонахождението на документи на всеки етап от работата си с тях.
Стойността на документа за регистрация е и във факта, че предоставянето на регистрационния номер документ (индекс) определя факта на нейното създаване, изпращане или получаване, и по този начин, както вече бе споменато, дава правно обвързващ документ, и организации, създадени, за да изпращат или получават документ, той е отговорен за него.
Гамата от случаите - систематичен списък на наименованията на случаи, интраваскуларна организация в отношенията с техните дати за съхранение, по установената форма.
съдържанието и дизайна на серията от случаи се прилагат изискванията, съдържащи се в основните правила на организацията на архивите. Типично инструкция за управление на документацията във федералните органи на изпълнителната власт. Това се дължи на голямото значение на този документ за организацията. Задължителни случаи изготвяне номенклатура също предвижда правила за офис на федералните органи на изпълнителната власт.
номенклатура Функции въпроси
Гамата от случаите - документ многоцелеви.
Помислете за основните му характеристики:
§ Номенклатурата на делата е основа за поставянето и обработка на документи в папки.
§ Номенклатурата на делата засилва индексирането на документи и дела.
§ Номенклатурата на нещата определя срокове и съхранение на документи е грунд за първия етап от разглеждането на ценности.
§ Номенклатурата на нещата - на регистрационния документ за временните случаи (до 10 години) съхранение.
§ Номенклатурата на нещата - основа за съставяне на материалните запаси при случаи на постоянни и временни (над 10 години) за съхранение и персонал, както и актове за унищожаване на организация работи с изтекъл срок на годност.
Видове номенклатура на въпроси
Има три вида номенклатури на делата. Типично, примерно индивидуално и номенклатура на организацията работи.
Стандартна номенклатура работи установява състава на случаите, в интраваскуларна свързани с документи, сходни организации, и е нормативен документ.
Приблизителни номенклатурни въпроси установява приблизителен състав на случаите, в интраваскуларните организации, свързани с документи, за които се отнася, с индексите им и е препоръка.
Типични и примерни услуги са разработени номенклатура на поддръжка работи документален филм на организацията, с мрежа от подчинени институции. Те са учебни помагала и се използват от организации за производство на специфични номенклатури на делата. В номенклатурата на организация работи на типичен или примерни номенклатурни въпроси носят заглавия въпроси, конкретизирана по своята същност. периоди на съхранение се прехвърлят индивидуални граници непроменена.
Индивидуална номенклатура на делата, събрани от услугата на персонала на документален филм за поддръжка на организацията с помощта на подразделения за управление. Лидерите са наясно с перспективите за развитие на организацията, която дава възможност за предоставяне на списък на документите, които могат да се появят в бъдеще.
При съставянето на номенклатурата на делата ръководят от устройствени документи на организацията (чартърни или устава на организацията), осигуряване на персонал, на разпоредбите на подразделения, планове и отчети за дейността, списъци на документи, които показват времето за съхранение, типични или примерни случаи номенклатури (ако има такива), номенклатурата на делата в предишни години.
Да направим така включва комплекс от работи върху описанието на случая на корицата, шева, номериране списъци и изготвяне на етикети осигуряване.
Служителят, отговорен за формирането на текущата дейност в офиса на работа, е длъжен да поразява всички извършени документи в съответните случаи съгласно номенклатурата.
Документи на постоянна и дългосрочна срок на годност (над 10 години), трябва да бъдат избрани в хронологичен ред и подават на три или четири пробойни в твърди корици или преплетени. Метални клипове са отстранени от случаите. Бланка, в случай, в допълнение към листа с етикети за осигуряване и чиста, трябва да бъдат номерирани в черно графит или числител в горния десен ъгъл. Листове случаи, разделени от обемите са номерирани, но всеки обем отделно. В края на делото, на отделен лист, това се прави за осигуряване на надпис, в който се посочва сумата, която се съдържа в чаршафите, дата и подпис на лицето, номерирани списъци.
временен калъф за съхранение (до 10 години включително) са направени опростенчески: да се съхраняват в папки, списъци те не са номерирани, за уточнение символи върху капака не се прави, описа в процес на разработка, не представляват, записи се поддържат в съответствие с номенклатурата на нещата.
В процеса на групиране на документите в случай на постоянно съхранение се препоръчва да се направи опис на вътрешните документи по делото. Вътрешен инвентаризация поставя в началото на делото и включва посочване на индекса на документи, кратко съдържание, дати и номера на бланка, в случай. Вътрешните листа опис са преброени поотделно, броят на увереност в писмен вид е определен след общият брой на листа от делото през + (плюс).
Корица с институцията на делата се извършва в съответствие с ГОСТ 17914-72 според.
На кориците на случаи на постоянни, временни и дългосрочни периоди на съхранение, посочен:
пълното име на организацията;
името на структурното звено, където беше формирана случай;
индекс дело по номенклатурата на делата;
бизнес позиция съгласно номенклатурата на нещата:
номер обем (ако се състои от няколко обема);
Начална дата и края на делото (началната дата на делото е датата на първия документ се поставя в деня на случай и край - към датата на последния документ);
броят на бланка, в случай, според надписите на осигуряване (определени след края на делото), в допълнение към случаите на временно съхранение на документи, които не са преброени.
В края на календарната година, в дизайна на случаите на кориците на постоянно и продължително съхранение (над 10 години), институцията на номенклатурата на делата, са направени необходимите промени:
ако името на структурното звено се е променило или бизнес се прехвърля на друга единица в края на краищата, на корицата се вписва в новото име на структурното звено;
Заглавия случаи, съдържащи административни документи (заповеди, инструкции, отчети), посочени номерата им;
за кореспонденция, оформен в случай на няколко тома, всеки обем глава в посочения индикация кореспондент, територия и т.н. Всеки том е с дата (ден, месец, година на началото и края на силата на звука);
ако в действителност има документи - молба за по-ранните години, по-малко от една година на образователните въпроси, на корицата си под датата на резервацията е направена: "Има документи през годините."; на уверение от надписа на корицата на делото се прави броя на бланка, в случай;
при вземане на случаи от инвентара върху капака на случай на делото е поставен под номер инвентаризация, както и в координация с архивите на организацията, броя на инвентаризация и фонда.
Надписите върху кориците на случаи трябва да стане ясно, светло-устойчиви мастило или мастило. За въпроси, свързани с регистрацията на дела. да бъдат прехвърлени на държавна опека, трябва да се консултира с архивите на железопътния транспорт.
Отговорността за съхранение, организиране институция на документи
включително първични счетоводни документи се поемат от ръководителя на институцията. Отговорността за безопасността на първични счетоводни документи, счетоводни книги и финансови отчети следва да бъде и главният счетоводител на институцията.
Документация може да се загуби в резултат на природни бедствия или действия на трети лица. Ако документите са изчезнали в резултат на неправомерни действия (кражба, например) на някой друг, този факт трябва да бъде потвърдена от правоприлагащите органи. Загуба на документи, дължащи се на природни бедствия и издава съответните органи. В случай на пожар може да бъде от помощ на Министерството на пожар.
В случай на загуба на първични счетоводни документи ръководител на организацията в съответствие с ал. 6.8 от Наредбата за документите и документира своя ред да назначи комисия за разследване на причините за загубата. Липса на първични документи, които обосновават отбеляза всеки бизнес сделка, съгласно чл. 120 НК България се отнася за груби нарушения на правилата на приходи и разходи, които се разбират като липса на първични документи или фактури или счетоводни регистри, системно (два или повече пъти за една календарна година) ненавременно или неправилно отразяване на сметки и докладване на търговски сделки на парични средства, материални активи, нематериални активи и финансови инвестиции от данъкоплатеца.
Отговорност за неизпълнение на длъжностни лица от организацията на безопасността на документи, както е чл. 27 от Федералния закон N 125-FZ: юридически лица, както и длъжностни лица и граждани за виновни в нарушаване на закона за архивите в Русия, носят гражданска, административна и наказателна отговорност, определен в законодателството на Руската федерация.
Частен бизнес служители
А личен въпрос за всеки член на персонала се формира в отделна папка, представяйки удобна форма на систематизиране на лични данни.
Процедурата за формирането на личните досиета се посочва:
· Ръководител на отдела за персонал;
· Ръководител на организацията, ако организацията не разполага с отдел персонал.
Процедурата за запазване на личните досиета на служителите и упълномощени лица за тяхното поведение може да бъде предписван в ред, постановление или специални инструкции.
На практика, в личното досие, като правило, са включени следните документи:
1. опис на вътрешните бизнес документи;
2. Личната под формата на счетоводен персонал;
4. Добавянето на личната под формата на счетоводен персонал;
6. В заявлението за започване на работа;
7. копие от документ за самоличност;
8. Копие от застраховка сертификат за застраховка държавна пенсия;
10. В длъжностната характеристика;
11. копия на документи в областта на образованието;
12. Характеристиките и буквите;
13. лично изявление от един служител;
14. Трудовият договор;
15. копия от поръчки на персонала, на работника или служителя;
16. сертифициране листове;
17 мнения чиновници на работника или служителя;
18. Здравният сертификат;
20. Случаят с лист-свидетел (съставен в момента на личното дело на архива).
Редът на движение на архивите на служителите от времето на неговото откриване до закриването на следното:
1. Служебното досие, изготвен за всеки служител (ако организацията не е определил конкретен списък с публикации), приети по силата на трудов договор, както и на завода в момента на набиране на персонал.
2. Частен бизнес се провежда по време на целия период на заетост на работника или служителя в организацията.
3. Личното дело е затворен с уволнението на служител, но продължава да останат в организацията.