Техника на срещи

Въпреки факта, че на срещата - общ инструмент за управление, не всеки лидер има ясна визия, в кои случаи и как тя се използва най-добре. В резултат на това срещи са неефективни, създават впечатление за губене на време. Ето защо, много мениджъри са скептични за това. Но ако главата на познатите характеристики на тази форма на работа, той е в състояние лесно да постигнат целите си.

Обикновено събрание изпълнява функции като предаване на информация, оценка на ситуацията, оценка на служителите на реакцията, съвместните действия корекция за разработване на решения. За да използвате ефективно събранието, което трябва да разберете своите предимства и недостатъци.

Друг положителен аспект на срещата - възможност за бързо получаване на обратна връзка от "долу", за да научите повече за това какво се случва в компанията, настроението на хората, техните нужди, нивото на разбиране на проблемите по отношение на висшето ръководство на политиката, и така нататък ..

Разбира се, по време на срещата има и недостатъци. И един от най-важните - необходимостта да се направи път. Мениджърът трябва да се да се разсейва от текущата работа и отклоняване на подчинените си. Често се оказва, че въпросът е спешен. Понякога главата, поради страх от дълга среща, предпочита да вземе самостоятелно решение, за да спестите време. Все пак трябва да се отбележи, че по-добре организирана среща обикновено трае не повече от час и половина.

Ситуация 1. Липсата на ясни цели. Инициатор на срещата не е напълно наясно с това, което в резултат на това той иска да получи в крайна сметка. Истинската цел на срещата никой не разбира, че няма видима полза. Хората идват на срещата, тъй като се очаква някои мерки за неявяване.

Ситуация 2: Липса на подготовка за срещата. Тя може да изглежда по този начин. Компанията предвижда да се промени системата на финансова мотивация. Целта на срещата - за подобряване на лоялността на служителите към процеса на вземане на решение. Една седмица преди срещата, участниците бяха дадени материали, които, изложени на нова система на мотивация. Въпреки това, материалите, които не разполагат с компетентен уводна статия обяснява позицията на лидерство. Материалите се са посочени комплекс, неизвестен език. В резултат на това през повечето време на срещата беше продължил, фигуриращ недоразумения, породени от неразбиране участници същност на входната система. Целта на срещата - за подобряване на лоялността на служителите към вземането на решения - постигната само частично.

3. Ситуацията е размити граници (най-често срещаната ситуация е временно замъгляване на граници). Срещата става безкрайно дълъг процес с размити временни граници. Това е едновременно симптом на липса на предвидливост среща структура.

4. Прекалено формализация на ситуацията, липсата на вътрешна мотивация и водещи участници в срещата. Висшето ръководство е инструктирал ръководители на отдели да държи седмични "брифинги." Установи се, че настоящите проблеми ще бъдат разгледани в тези срещи. Въпреки това, началниците на отдели не знаят как да използват срещата като инструмент, помислете за това е загуба на време, и просто не знам какво да кажа за тях. Резултати - се провеждат заседания, но съществува оперативно планиране от само себе си, а самата среща.

Положението 5. неадекватността на целите на събранието. Среща - това е просто инструмент. И като всеки инструмент е важно да се използва за други цели. Можете, разбира се, с чук да чука един бутон. Но това не е удобно. Но нарязани шило хартия просто няма да работи. И среща понякога се опитват да използват абсолютно никакви подходящи цели. Например, една компания на седмичното заседание на средно управленско (управители на магазини) главен изпълнителен директор, отново и отново, надявайки се да се подобри компетентността на служителите си, уверете се, че те най-накрая се разбере как да управляват своите подчинени. Резултатът е минимална: монолози директор отнема четири до пет часа всяка седмица, но "нещата са там."

Положението 6. Целите на срещата и неговите методи на конфликт един с друг. Така например, ръководителят има за цел да се направи съвместно решение, а ограничена до монолог на проблема за минути на 60. В края на краищата попита: "Кой иска да каже" Никой не иска да каже нещо, всеки мълчи и мисли за това как да се измъкне от срещата и да се върне към обичайните си дела.

Методи срещи

Доклад - един участник прави доклад на определена тема. Важно е, че докладът не повече от седем минути отнема, тъй като това е времето, през което средно са в състояние да задържат вниманието си на аудиторията.

Размяна на мнения (обмен на информация) - всеки човек от своя страна изразяват определена тема (отговори на конкретен въпрос). Например, "ситуацията в разделението през последната седмица", "как да отговори на персонала на вашето устройство, за да промените" или "Вашата оценка на риска по отношение на обсъден проекта." Методът е добре, защото тя позволява да се създаде пълна картина се дължи на факта, че всеки участник взима думата на срещата.

Дискусия - на всеки от участниците може да вземе думата на съществуващите въпроси, но не всички трябва да се говори на задължителна основа. Този метод е полезен, когато проблемът вече беше обсъден и всички имаха възможност да се каже, но все още има спорни въпроси и въпросът в момента е нерешен.

Как да провежда конструктивен среща

На всяко заседание има две точки, които трябва да управляват капитанът. Има конферентна предмет, конкретния въпрос, който трябва да се реши да се споразумеят, или просто да се доведе до знанието на участниците. И има връзка между хората - участници в срещата. На всеки етап, водещ заседанието, че е важно да се има предвид най-малко два проблема (вж. Таблицата).

Като цяло, ефективни срещи правила могат да бъдат обобщени, както следва:

1. Казано с конкретна цел - защо се харчат среща. Не забравяйте да проверите дали тази цел е всъщност може да се постигне чрез срещата.
2. Определяне с помощта на някои трикове на срещата ще се постигне тази цел.
3. Настройте времето за среща и да се постигне, че не само започва, но с течение на времето.
4. Независимо от целта на срещата не забравяйте да оставите време на участниците да задават въпроси и изразиха своята позиция.
5. Определя срока за изпълнение на участниците, включително лимита си. Реч, заемат повече от седем минути, няма да бъдат толерирани, дори и думата взема главата.

Етапи на конструктивни срещи

версия за печат