Как да запазим архив

Всяко предприятие в хода на тяхната работа създава документи, които са необходими, за да се съхраняват в архив определен период от време. Създаване на хранилище документ на тяхна територия, или да даде на специализирана агенция - изборът на управление на всяка отделна организация. Но има и списък с правила, които архив управление се осъществява, независимо от вида на дейност:

2. Съхранението трябва да е метални шкафове, сейфове, шкафове за пласиране на ценни книжа в съответствие с приетата поръчка.

3. документи за рафтове трябва да се съхраняват в кутии, чанти, папки и други изолационни обекти. За постоянно съхранение на ценни книжа, използвани папки и картонени кутии. Ако времето за съхранение, те просто се връзвам на сигурно. Не оставяйте документи за первази, на пода или рафтове, а не да ги организирате в групи.

4. Архивът се поддържа от топографски принцип: всички компоненти на сградата на архива са номерирани от горе до долу и от ляво на дясно. За големи размери на помещението и съдържанието му са поставени указатели.

5. Проверка на документи, необходими за извършване на най-малко веднъж на всеки 5 години. Изискване на непредвидено проверка на хартия, които са прехвърлени в Държавния архив. А също и след изключителните обстоятелства, които водят до съдържанието на трезора са били евакуирани, а ако са имали достъп до неоторизирани лица. Ако промените на служителите, отговорни ха материали или неговото управление, с ликвидация на дружеството или промяна в неговата структура.

6. Всички документи са предмет на инвентара. Ако без документи случаи, те се отстраняват за регистриране на нарушения се намират по рафтовете на магазините. Всички от "Движение" случаи трябва да бъдат маркирани в съответния регистър.

7. архив служител е длъжен да спазва условията на пожар на помещенията, както и да следи за спазването на всички хигиенни и здравни условия: да се поддържа влажността на 50-55% и стайна температура - 17-19 ° С ?. Ако в стаята няма прозорци, той допуска наличието на естествени или изкуствени вентилация. Пътят до аварийния изход трябва да бъде свободно ключовете си от него, за да бъдат в специално място.

8. Достъп до преписката не може да бъде непознати, както и служители на компанията в отсъствието на свода на служител или управител.

9. Всички документи трябва да бъдат поставени така, че те не са в пряка слънчева светлина.

10. документи с изтекъл срок на архивиране трябва да се изхвърлят във времето. След това, не забравяйте да обърнете внимание в списанието какво, кога и къде е направена от архива.