Етапи в организацията, за да създадете архив, публикувано в списание "млад учен"

На настоящия етап, почти всяка организация е изправена # xa0; проблем за съхранение на документи. Според българското законодателство, много документи трябва да се съхраняват в продължение на 5, 10 и # xa0, понякога 20 години.

Архив # xa0; - институция, или структурно звено на организацията, за съхранение, придобиването, отчитането и # xa0; използването на архивни документи [1].

Архиви организации се разделят на:

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; представят своите документи # xa0; архивни институции за постоянно съхранение;

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; не разпространяват своите документи # xa0; архивните институции за постоянно съхранение.

В процеса на създаване на архив полза да се разграничат няколко взаимосвързани етапа.

Когато създадете файл в # xa0; организации, работещи процедура трябва да се определят от специална акт на местно, който се нарича Правилника за организацията на архива.

Регламентът е желателно да се отрази такива елементи, като цяло файл ситуация операция, съставът на архивни документи, функции, и # xa0; основни задачи, права архив, и # xa0; отговорни лица, който председателства организацията архива. Ако архивът е организация, създадена като самостоятелно звено, тя се ръководи от началника на архива, в # xa0, в противен случай неговите функции са възложени на лицето, което отговаря за съхранението на документи. Тази информация трябва да бъде отразено и в # xa0; архив на организацията регламент [5].

В допълнение към Правилника за организацията на архива, трябва да създадете Регламент издаване на документи от архивите на изявленията на служители на организацията и # xa0 на; заявките на други организации. Издаване на документи трябва да бъдат вписани в # xa0; издава случаи на книги.

реванша # Xa0; - приемането на административни решения за # xa0; Разпределяне на персонала Archivist единици, или да създадете отделен структурно звено. Когато създадете архив организации трябва да преразгледат персонал, като е подадена в # xa0; неговите позиции, които ще заемат архивните работници. Препоръчително е също така да се направи длъжностните характеристики на служителите и # xa0; посочете в # xa0; какъв ще бъде техния труд функция, да се регистрират техните права и # xa0; мита.

Третият етап ще бъде # xa0; - избор на помещения за архив и # xa0; софтуер в # xa0, то е необходимо да се условия на документи за съхранение.

Местност за съхрание на документи, той трябва да бъде специално оборудвана стая, снабдена с техническо оборудване, осигуряване на режим на съхранение на документи. # Xa0 В; пространства за съхранение не се допускат водни тръби и # xa0; канализация и # xa0 както технологични заключения вода. Помещенията трябва да бъдат оборудвани с огън и # xa0; крадец аларма и # xa0; пожарогасителна система. На архивни помещения, под тях, както и # xa0; в непосредствена близост # xa0; тези стаи нямат право да имат инсталирането на вентилационна техника, бойлер с # xa0; изпомпване компресори, хладилни и # xa0; други машини, които произвеждат вибрации. Място за съхранение на документи трябва да бъдат изолирани от битови, промишлени, складови, лабораторни съоръжения и # xa0; не трябва да бъде общ за # xa0; тях вентилационни пасажи [6].

Вътре в архива е важно да се създадат оптимални условия за съхранение на документите. Това е, за да се предотврати повреда на вредното въздействие на околната среда и # xa0; че не допуска тяхното отслабване. Съответно, в # xa0; архива е предмет на някои светлина, температура и влажност, и # xa0; хигиенни режими.

Архивни документи на хартиен носител, за да се съхраняват в # xa0; да се осигури архив за прилагане на защитни филтри прозорци, щори, ролетни щори, оцветители очила; тъмно, затова естествено осветление в # xa0. За да се защити документи от въздействието на светлина се поставят в # xa0; шкафове или на рафтове в # xa0; картонени кутии, папки и други подобни, изработени от безвредни за документите на материала.

Всички операции на # xa0; архивни документи трябва да се извършват с ограничени или технически задължителните нива на осветеност. За изкуствено осветление, използвана в лампи с нажежаема жичка # xa0; затворен купа с # xa0; гладка повърхност. Позволено да използват флуоресцентни лампи.

За наблюдение на нивото на температура и # xa0; влажност # xa0; свод монтирани устройства (термометри # xa0; - за измерване на температурата на въздуха; психрометри # xa0; - за измерване на температура и едновременно # xa0; влажност влажност # xa0 - Измерване влажност). Контролно-измервателни уреди са монтирани в # xa0; главната пътека склада от отопление и # xa0; вентилационни системи. Четения се записват в # xa0; счетоводни издания в # xa0; климатизирани стаи # xa0, - веднъж # xa0; седмица, # xa0; райони с # xa0; нерегулиран режим # xa0; - два пъти # xa0; седмица , в нарушение на режима на съхранение # xa0; - всеки ден.

В архива неприемливи драстични температурни колебания и # xa0; влажност. Продължителното увеличаване на относителната влажност до 80-90 # xa0;% е необходимо да се вземат мерки за нормализиране на условията на съхранение документ (интензивна аерация, оттичане съхранение, премахване на влага причинява растеж).

За да се избегне появата на # xa0; мухъл архив, гризачи, насекоми, прах архивни помещения трябва да се съхранява в # xa0; чист. # Xa0 The; трябва да се предостави за съхранение обръщение безплатен въздух, което премахва образуването на невентилирани зони Опасен в # xa0; санитарни и биологична гледна точка.

Четвъртата стъпка в създаването на архив # xa0; - техническата подкрепа на архивни единици. Поставете документа в # xa0; архивни организации използват метални стелажи и метални шкафове.

Рафтове монтирани перпендикулярно на стената с # xa0; прозоречните отвори, и # xa0; в стая без прозорци # xa0; - с # xa0; като се вземат предвид особеностите на помещения и # xa0; оборудване. Не Можете да пускате стелажи (шкафове) срещу # xa0; външните стени на сградата, тъй като на възможност за замразяване или в близост до # xa0; източници на топлина, поради възможността от прегряване.

Има една техника, разработена от изчисляване на площта под настаняване архив. При определяне на района въз основа на следните данни:

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; багажник 1 m # xa0 30 побира тип папка "корона" или папки, папки 50;

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; Нормално архивно височина рафта от 2 m до 30 cm има 12 рафтове.

По този начин, на едно ниво се намира: Максимална # xa0 - 600 дела, най-малко # xa0, - 350-400 дела.

Когато броене трябва да се вземат под внимание: разстоянието между рафтовете # xa0 на - не по-малко от 0.8 m, широчината на стандартен рейка # xa0; - 65 см, дължина # xa0 - малко повече от 1 m, предвид дебелината на страничните плочи.

За да се изчисли областите, които трябва да се знае броя на случаите, трябва да се съхраняват, както и # xa0; също така да вземе предвид колко много случаи ще отидат за съхранение на най-малко # xa0; следващите три до пет години.

Подреждане на документи в # xa0; съхранение се определя от плана (схема) на поставянето им. За да се определи местоположението на документите в # xa0; архивира всички архивни помещения, и # xa0; също шкафове, шкафове, рафтове са номерирани от горе до долу, от ляво на дясно, от входната врата в посока на часовниковата стрелка. В допълнение, съставен postellazhnye и # xa0; ако # xa0; архив организация документи се съхраняват няколко фонда (например # xa0; организиране на архива се съхраняват документи на организацията, преди неговото учредяване или документи на организацията-майка и # xa0; нейните филиали # xa0; - в # xa0; тези случаи организацията файлове до корпоратизацията и # xa0; след ще бъдат отделните фондове, както и # xa0; архив на организацията-майка и # xa0 на; клонове архиви), след това # xa0; а индексите на фондове, които са изявили разположение документи.

Ако # xa0; организацията не е лицето, което отговаря за съхранението на документи, отговорността за тяхната безопасност ще бъде глава на организацията.

Карти postellazhnogo топографски индекс, съставен от всяка рейка # xa0; прикрепена към неговата крайна повърхност. Карти проучването фонд маркери на са подготвени за всеки фонд и # xa0; разположени в # xa0; картотека в # xa0; фондове ред на номерата.

Петият етап е свързан с # xa0; организиране на прехвърлянето на дела на # xa0; архив.

Подготовка работи отдел персонал, за да # xa0; трансфер до # xa0; архив на организацията се разделя на основните етапи: образуване на дело в # xa0; сервизен персонал; Интериорен дизайн; Документи експертни стойност. Образуване работи наречени група документи # xa0; в случай # xa0; съгласно # xa0 Номенклатура на въпроси и # xa0. Систематизиране на документите в случая [6]

Когато изберете даден документ с # xa0; изтекъл срок на съхранение на # xa0; унищожаване или прехвърляне на архивно съхранение се извършва експертна оценка на документите. Но на изследване се приема само документи, съставени в # xa0; случай. Пълен регистрация на делото означава, свързващо вещество или задължителен бизнес, номериране листове, изготвяне на осигуряване на етикети въпроси, вътрешен опис на документи, регистрация на капака на случай. Документи с # xa0; постоянна и # xa0; време (над 10 години) рафт форма на живот в # xa0; обем, трябва да се отбележи, че в # xa0 всеки обем трябва да бъде не повече от 250 страници.

В зависимост от времето на съхранение за провеждане на пълно или частично уравняване на случаите. Пълен регистрация подлежи на случаите на постоянни, временни (над 10 години) и съхранение # xa0; на персонала. Случаи на преходно (до 10 години включително) на съхранение подлежат на частично освобождаване, е разрешено да не извършва peresistematizatsiyu документи # xa0; всъщност, не номерирани листове и случай # xa0; не да бъдат с етикет сигурност.

файлови работници, във връзка с # xa0; ръководител на организацията трябва да носят отговорност за загубата и # xa0; унищожаване на документи, както и нарушаване на достъпа # xa0 един; неспазване на условията за съхранение на # xa0; документи.

Основни понятия (генерирани автоматично). за съхранение на документи и използване на архивни документи, счетоводство и използване на документите от архивните фондове на документи, съхранение на документи, експертна оценка на документи, създаване на архив, с проблема за съхранение на документи, публикуване на документи, архиви, местоположението на документите, съхраняващи документи следва структурата на документите на архива организиране, съхраняване на документи, условия, архивно организация на документите в организацията в архив, съхранение на документи, режим на съхранение на документи, архива на организацията.